• WBSO administratie

    Wanneer u van de WBSO gebruik maakt, moet u een administratie bijhouden waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze de aard, inhoud, voortgang en omvang van het verrichte speur- en ontwikkelingswerk is af te leiden.

    Voor het aantonen van de omvang van het verrichte speur- en ontwikkelingswerk moet u een urenadministratie bijhouden, waarin het aantal S&O-uren per dag, per S&O-medewerker en per S&O-project wordt geregistreerd.

    Een voorbeeld van de S&O-urenadministratie is hier te vinden.

    Zorg ervoor dat de S&O-urenadministratie klopt met de verlof- en ziekteregistratie.

    De S&O-urenadministratie moet beschikbaar zijn binnen 10 werkdagen nadat het speur- en ontwikkelingswerk is verricht.

    Voor het aantonen van de aard, de inhoud en de voortgang van het verrichte speur- en ontwikkelingswerk moet u een projectadministratie bijhouden. Deze S&O-projectadministratie kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten, zoals:

    • programmas van eisen;
    • (klad-)aantekeningen;
    • correspondentie (zoals telefoonnotities, faxberichten, e-mailberichten);
    • berekeningen;
    • versiebeheersysteem, waarbij verschillende versies zijn vastgelegd;
    • lab-journaals;
    • schetsen en tekeningen;
    • fotos/videos van prototypes;
    • beschrijvingen en vastleggingen van testen en testresultaten;
    • voortgangs- en eindrapportages;
    • vergaderstukken.

    Het is te adviseren om de documenten voor de WBSO projectadministratie chonologisch in één of meer (digitale) mappen te verzamelen.

    De projectadministratie moet per WBSO-project worden bijgehouden en moet binnen twee maanden na afloop van het kalenderkwartaal waarin het speur- en ontwikkelingswerk is verricht, beschikbaar zijn voor controle.

    De bewaartermijn van de WBSO administratie bedraagt 7 jaar.

    Zie voor verdere achtergrondinformatie de Uitvoeringsregeling S&O-afdrachtvermindering.

    Klaren Subsidieadvies adviseert u bij het inrichten van de WBSO administratie en kan u begeleiden bij controles door RVO.nl. Neem contact op voor meer informatie.

    Contact