Wanneer u gebruik maakt van de WBSO en/of RDA, kunt u achteraf controle krijgen van RVO.nl.

De controle vindt steekproefsgewijs plaats en heeft veelal betrekking op één of meer WBSO/RDA aanvragen van het voorgaande jaar en de daarop afgegeven S&O-verklaringen en RDA-beschikkingen.

Indien nodig kunnen WBSO-aanvragen en daarop afgegeven S&O-verklaringen uit eerdere jaren in de controle betrokken worden.

Tijdens een bedrijfsbezoek wordt gecontroleerd of de in de WBSO/RDA-aanvragen opgenomen gegevens overeenstemmen met de praktijk en of er wordt voldaan aan de wettelijke vereisten.

Dit gebeurt o.a. via een controle van de verplichte S&O- en RDA-administratie.

In hoofdlijnen richt een WBSO/RDA controle zich op:

• de aard, de inhoud en de voortgang van het verrichte speur- en ontwikkelingswerk (zoals is vastgelegd in de S&O-administratie);
• de omvang van het verrichte speur- en ontwikkelingswerk (het aantal S&O-uren zoals is
• vastgelegd in de S&O-administratie);
• de mededeling van het aantal gerealiseerde S&O-uren;
• het vastgestelde S&O-uurloon;
• de kosten en uitgaven die zijn opgenomen in de mededeling voor de RDA (RDA-administratie).

Aard, inhoud en voortgang van het werk dat in de S&O-verklaring is aangemerkt als speur- en ontwikkelingswerk (zoals is vastgelegd in de S&O-administratie).
Tijdens de controle moet de S&O-administratie aanwezig zijn waaruit per project op eenvoudige en duidelijke wijze is af te leiden wat de aard, de inhoud en de voortgang van het verrichte speur- en ontwikkelingswerk is. Uit de S&O-administratie moet blijken dat de werkzaamheden die u hebt uitgevoerd betrekking hebben op de toegekende projecten. De S&O-administratie kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten, bijvoorbeeld:

• programmas van eisen;
• (klad-)aantekeningen;
• correspondentie (zoals telefoonnotities, faxberichten, e-mailberichten);
• berekeningen;
• versiebeheersysteem, waarbij verschillende versies zijn vastgelegd;
• lab-journaals;
• schetsen en tekeningen;
• fotos/videos van prototypes;
• beschrijvingen en vastleggingen van testen en testresultaten;
• voortgangs- en eindrapportages;
• vergaderstukken.

Omvang van het verrichte speur- en ontwikkelingswerk (het aantal S&O-uren zoals is vastgelegd in de S&O-administratie)
Tijdens de controle moet de S&O-administratie aanwezig zijn, waaruit de omvang (het aantal uren) van het verrichte speur- en ontwikkelingswerk blijkt. De S&O-uren moeten per dag, per S&O-medewerker en per S&O-project zijn bijgehouden.

Mededeling aantal gerealiseerde S&O-uren
U hebt uiterlijk op 31 maart van enig jaar een mededeling moeten doen van het aantal gerealiseerde S&O-uren in het voorgaande jaar. Om te controleren of de mededeling juist is gedaan, is een totaaltelling van alle geregistreerde S&O-uren per S&O-verklaring van jaar waarover de mededeling heeft plaatsgevonden nodig.

Het vastgestelde S&O-uurloon
Wanneer u 2 jaar voor het controlejaar gebruik heeft gemaakt van de WBSO, dan is het gemiddelde S&O-uurloon over het controlejaar door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland vastgesteld op basis van de door u doorgegeven burgerservicenummers (BSNs) van de S&O-medewerkers 2 jaar voor het controlejaar. Voor de controle is in dit geval de S&O-administratie omtrent de omvang van 2 jaar voor het controlejaar nodig. Aan de hand van deze administratie worden de BSNs en het S&O-uurloon gecontroleerd. Een overzicht van de S&O-uren van 2 jaar voor het controlejaar met bijbehorende BSNs is nodig.

Indien u 2 jaar voor het controlejaar geen gebruik heeft gemaakt van de WBSO subsidie, is het S&O-uurloon forfaitair vastgesteld op 29.

RDA-administratie
Per S&O-project dienen de kosten en uitgaven inzichtelijk te zijn. Aan de hand van de in de mededeling opgenomen kosten en uitgaven voor de RDA kunnen (digitale) documenten (bijvoorbeeld facturen, betaalbewijzen, contracten, opdrachtverstrekkingen) uit uw RDA-administratie worden gecontroleerd.

 Voor de RDA-administratie dienen hierbij de volgende stukken aanwezig te zijn:

• Totaaloverzicht kosten/uitgaven (specificatie mededeling);
• Administratie, zoals onderstaande (digitale) documenten:
• Boekingen (diverse) grootboekrekening;
• Orderbevestigingen (opdrachtverstrekkingen);
• Contracten (bijvoorbeeld voor huur);
• Facturen/notas;
• Betaalafschriften;
• Voorraadverlopen grondstoffen/materialen.

WBSO correcties en boetes
Om gebruik te maken van de WBSO moet u voldoen aan een aantal voorwaarden en administratieve eisen. Bij het niet voldoen aan deze voorwaarden en vereisten kan een correctie en een boete volgen.

RVO.nl zal een correctie-S&O-verklaring afgeven als tijdens een controle blijkt dat:

• U niet of niet tijdig aan uw administratieve verplichtingen hebt voldaan.
• Aannemelijk is dat ter verkrijging van de S&O-verklaring gegevens of bescheiden zijn verstrekt die zodanig onjuist of onvolledig zijn dat op de aanvraag een andere beslissing zou zijn genomen indien bij de beoordeling daarvan de juiste omstandigheden volledig bekend zouden zijn geweest.
• U een onjuiste mededeling van het aantal gerealiseerde S&O-uren heeft gedaan.

Afhankelijk van de omissie kan RVO.nl naast een correctie ook een boete opleggen.

RDA correcties en boetes
Om gebruik te maken van de RDA moet u voldoen aan een aantal voorwaarden en administratieve eisen. Bij het niet voldoen aan deze voorwaarden en vereisten kan een correctie en een boete volgen.

RVO.nl zal een correctie-RDA-beschikking afgeven als tijdens een controle blijkt dat:

• aannemelijk is dat ter verkrijging van de RDA-beschikking gegevens of bescheiden zijn verstrekt die zodanig onjuist of onvolledig zijn dat op de aanvraag een andere beslissing zou zijn genomen indien bij de beoordeling daarvan de juiste omstandigheden volledig bekend zouden zijn geweest;
• geen zodanige administratie is bijgehouden waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze zijn af te leiden de kosten en uitgaven die zijn gemaakt voor het speur- en ontwikkelingswerk waarvoor een RDA-beschikking is afgegeven;
• geen (tijdige) mededeling is gedaan van het aantal gerealiseerde S&O-uren en (indien van toepassing) kosten en uitgaven.

De hoogte van de correctie kan maximaal het in de oorspronkelijke RDA-beschikkingen toegekende RDA-bedrag bedragen. Het teveel genoten bedrag aan RDA-aftrek komt ten bate van uw winst (op de dag van de dagtekening van de correctie-RDA-beschikking).

In het geval u geen (tijdige) mededeling hebt gedaan, dan zal dit resulteren in een volledige correctie van uw RDA-beschikkingen.

Wordt de administratie niet overeenkomstig de gestelde eisen gevoerd en/of er is een onjuiste opgave gedaan dan wordt dat aangemerkt als een overtreding.

In geval er sprake is van een overtreding kan een bestuurlijke boete worden opgelegd van ten hoogste 100.000 of, indien dit meer is, tweemaal het bedrag dat voor de desbetreffende periode in de RDA-beschikking is opgenomen.

Klaren Subsidieadvies adviseert u bij het inrichten van de WBSO administratie en kan u begeleiden bij controles door RVO.nl. Neem contact op voor meer informatie.